Prowadzimy dokumentację kadrową, naliczamy wynagrodzenia i rozliczamy ZUS w terminie i zgodnie z przepisami. Dział ZUS i kadr ma własny numer telefonu, więc pracownik albo Ty dzwonicie prosto do osoby, która zna listę płac. Pracownik z ZUS kosztuje 60 zł netto miesięcznie.
Zatrudniasz pierwszą osobę. Przeprowadzimy Cię przez zgłoszenie do ZUS, umowę, badania, szkolenie BHP i pierwszą listę płac.
Rozliczamy umowy cywilnoprawne, także ze studentami i zleceniobiorcami, którzy mają własny ZUS z innego tytułu albo drugą umowę.
Masz kilku albo kilkudziesięciu pracowników, zmiany etatów, nadgodziny i rotację. Obsługa rośnie razem z firmą, a cena zależy od liczby osób.
Pilnujemy ulgi na start, preferencyjnego ZUS, progów składki zdrowotnej i terminów płatności Twoich własnych składek.
Dokumenty przygotowujemy my, a podpisujesz je Ty jako pracodawca.
Umowy o pracę, zlecenia i o dzieło: przygotowanie i ewidencja
Akta osobowe i dokumentacja pracownicza w części A, B, C, D i E
Naliczanie wynagrodzeń, listy płac i paski dla pracowników
Deklaracje ZUS DRA i raporty RCA wysyłane elektronicznie
PIT-4R, PIT-11 i pozostałe roczne obowiązki płatnika
Obsługa PPK oraz deklaracje i wpłaty PFRON
Urlopy, zwolnienia lekarskie, zasiłki i ewidencja czasu pracy
Zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS oraz zaświadczenia dla pracowników
Obsługa kadrowo-płacowa to wszystko, co pracodawca musi zrobić od zatrudnienia do wypłaty i rozliczenia rocznego: umowa, zgłoszenie do ZUS, akta, lista płac, składki i zaliczki na podatek, PIT-11. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy zleceniu 31,40 zł. Pracodawcę taki etat kosztuje 5790,28 zł miesięcznie przy stopie wypadkowej 1,67%.
Od wynagrodzenia brutto pracownik płaci składkę emerytalną 9,76%, rentową 1,5% i chorobową 2,45%. Od reszty liczymy składkę zdrowotną 9% i zaliczkę na PIT, pomniejszoną o 300 zł miesięcznie, jeśli pracownik złożył oświadczenie PIT-2. Pracodawca dokłada swoją część: emerytalną 9,76%, rentową 6,5%, wypadkową (1,67% u płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego najwyżej 9 osób), Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45% oraz FGŚP 0,10%. Przeliczenie krok po kroku jest w tabeli pod tekstem. Przy pracowniku do 26. roku życia zaliczka na PIT zwykle wynosi zero, a przy PPK dochodzą wpłaty: 1,5% od pracodawcy i 2% od pracownika.
Umowę, informację i dokumenty do akt przygotowujemy na podstawie danych, które od Ciebie dostaniemy. Zgłoszenie do ZUS wysyłamy sami, przez program Płatnik.
Składki ZUS za pracowników płacisz do 15. dnia następnego miesiąca, jeśli firma ma osobowość prawną, czyli na przykład jest spółką z o.o. JDG i spółki osobowe, nawet z pracownikami, mają czas do 20. dnia. Do 20. dnia przekazujesz też do urzędu skarbowego zaliczki na PIT pobrane od wynagrodzeń. Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty i nie osiągają 6% zatrudnienia osób z niepełnosprawnością, składają do 20. dnia deklarację DEK-I-0 i wpłacają PFRON. Kwoty do zapłaty wysyłamy Ci przed terminem, razem z numerami rachunków.
Przy zleceniu obowiązuje minimalna stawka 31,40 zł brutto za godzinę i ewidencja liczby godzin. Od zleceniobiorcy płacisz co do zasady składki emerytalną, rentową, wypadkową i zdrowotną, a chorobowa jest dobrowolna. Student i uczeń do 26 lat nie podlega z tej umowy ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Gdy zleceniobiorca ma inną pracę albo drugą umowę, sprawdzamy, od której umowy składki są obowiązkowe. Przy umowie o dzieło składki ZUS zwykle nie powstają, chyba że zawierasz ją z własnym pracownikiem.
Do końca stycznia wysyłamy do urzędu skarbowego PIT-4R i PIT-11 za poprzedni rok. Do końca lutego każdy pracownik i zleceniobiorca dostaje swój PIT-11. PIT-11 dla każdej osoby kosztuje u nas 25 zł netto.
Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy wlicza się okresy prowadzenia działalności gospodarczej i wykonywania umów zlecenia, jeśli pracownik je udokumentuje, na przykład zaświadczeniem z ZUS. U pracodawców spoza sektora publicznego przepis działa od 1 maja 2026 r., a pracownik ma 24 miesiące na dostarczenie dokumentów. Dłuższy staż może podnieść wymiar urlopu, okres wypowiedzenia i dodatki stażowe, dlatego każde takie zaświadczenie od razu uwzględniamy w kartotece. Od 24 grudnia 2025 r. kandydat do pracy musi dostać informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale: w ogłoszeniu, a jeśli jej tam nie ma, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed zawarciem umowy. Ogłoszenie o pracę też musi mieć neutralną nazwę stanowiska.
Do 5. dnia miesiąca przesyłasz zmiany: nowe osoby, urlopy, zwolnienia lekarskie, nadgodziny i premie. Zwolnienia e-ZLA pobieramy z PUE ZUS. Listę płac i przelewy dostajesz do akceptacji, a paski idą do pracowników mailem. Pytania pracowników o urlop czy PIT-11 możesz kierować do działu ZUS i kadr pod numer 509 725 575. Jeśli prowadzimy też Twoją księgowość, wynagrodzenia od razu trafiają do ksiąg. Szczegóły zakresu ksiąg znajdziesz na stronie pełna księgowość, a kontrolę ZUS opisujemy na stronie kontrola podatkowa.
Stan prawny: październik 2026 r.
| Pozycja, styczeń 2026 r. | Płaca minimalna | 8000 zł brutto |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie brutto | 4806,00 zł | 8000,00 zł |
| Składki pracownika (9,76% + 1,5% + 2,45%) | 658,91 zł | 1096,80 zł |
| Składka zdrowotna 9% | 373,24 zł | 621,29 zł |
| Zaliczka na PIT (12% minus 300 zł, koszty 250 zł) | 168 zł | 498 zł |
| Do wypłaty netto | 3605,85 zł | 5783,91 zł |
| Składki pracodawcy (9,76% + 6,5% + 1,67% + 2,45% + 0,10%) | 984,28 zł | 1638,40 zł |
| Koszt pracodawcy razem | 5790,28 zł | 9638,40 zł |
Założenia: umowa o pracę na pełny etat, jeden pracodawca, miejsce zamieszkania w miejscowości zakładu (koszty 250 zł), złożony PIT-2 (pomniejszenie 300 zł), pracownik powyżej 26 lat, bez PPK, stopa wypadkowa 1,67%, naliczenie w miesiącu, w którym nie przekroczono progu 120 000 zł. Przeliczenie własne. Źródła: rozporządzenie RM z 11.09.2025 r. (Dz. U. 2025 poz. 1242), zus.pl (stopy składek 2026), ustawa o PIT (Dz. U. 2026 poz. 592, art. 22 i 32), Kodeks pracy (Dz. U. 2026 poz. 1245, art. 18(3ca) i 302(1)), ustawa z 26.09.2025 r. (Dz. U. 2025 poz. 1423, art. 5 i 9). Stan na październik 2026 r.
Prowadzi Cię konkretna księgowa z wyspecjalizowanego działu, a w bardziej złożonych sprawach korzysta z wiedzy całego zespołu. Dzięki temu odpowiedzialność zawsze ma swoje nazwisko, a pytania nie krążą między przypadkowymi osobami.
Dedykowana księgowa i bezpośredni kontakt
Ponad 25 lat doświadczenia całego biura
Poznajemy Twoje potrzeby i odpowiadamy na pytania.
Przedstawiamy rozwiązanie i wycenę dopasowaną do Ciebie.
Szybko, jasno i bez zbędnych formalności.
Pomagamy w przekazaniu i organizacji dokumentów.
Jesteśmy na miejscu, kiedy nas potrzebujesz.
Obsługa kadrowo-płacowa kosztuje 60 zł netto miesięcznie za pracownika zgłoszonego do ZUS i 50 zł netto za osobę bez ZUS. Roczne rozliczenie PIT-11 to 25 zł netto za osobę. Rozliczenie Twojego ZUS jako przedsiębiorcy jest w cenie pakietów KPiR i ryczałtu.
W Rachmistrzu obsługa kadrowo-płacowa kosztuje 60 zł netto miesięcznie za pracownika zgłoszonego do ZUS i 50 zł netto za osobę bez ZUS, na przykład studenta na zleceniu. Roczne rozliczenie PIT-11 kosztuje 25 zł netto za osobę. Cena obejmuje listę płac, deklaracje ZUS, zaliczki na podatek i dokumentację kadrową. Przy kilkunastu pracownikach płacisz po prostu więcej za każdą osobę.
Przed rozpoczęciem pracy kierujesz pracownika na badania wstępne i zapewniasz szkolenie BHP. W ciągu 7 dni zgłaszasz go do ZUS na formularzu ZUS ZUA i przekazujesz informację o warunkach zatrudnienia. Potem zakładasz akta osobowe i ewidencję czasu pracy. Poprowadzimy Cię krok po kroku, przygotujemy umowę i dokumenty, a zgłoszenie do ZUS wyślemy sami.
Przy płacy minimalnej 4806 zł brutto pracodawca płaci łącznie 5790,28 zł miesięcznie, a pracownik dostaje 3605,85 zł netto. Wyliczenie zakłada pełny etat, pracownika powyżej 26 lat, stopę wypadkową 1,67%, złożony PIT-2, koszty uzyskania 250 zł i brak PPK. Przy pracowniku do 26 lat, z innym miejscem zamieszkania albo w PPK kwoty będą inne, więc liczymy je dla każdej osoby osobno.
Spółka z o.o. i inne firmy z osobowością prawną płacą składki do 15. dnia następnego miesiąca. JDG i spółki osobowe, także te zatrudniające pracowników, mają czas do 20. dnia. Jeśli termin wypada w niedzielę lub święto, przesuwa się na następny dzień roboczy. Deklarację DRA i raporty RCA wysyłamy w tym samym terminie, a Tobie przekazujemy kwotę do przelewu wcześniej.
PIT-11 za 2026 r. pracownik i zleceniobiorca muszą dostać do końca lutego 2027 r. Do urzędu skarbowego płatnik wysyła go wcześniej, do końca stycznia, razem z roczną deklaracją PIT-4R. Jeśli umowa skończyła się w trakcie roku, PIT-11 i tak przygotowujemy po zakończeniu roku. Rozliczenie PIT-11 kosztuje u nas 25 zł netto za osobę.
Tak. Pomagamy przy zawarciu umowy o zarządzanie i o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową, naliczamy wpłaty i przekazujemy je w terminie. Wpłata podstawowa pracodawcy wynosi 1,5% wynagrodzenia, a pracownika 2%. Przyjmujemy deklaracje rezygnacji i pilnujemy ponownego zapisu pracowników, który przepisy przewidują co kilka lat.
Zwolnienia lekarskie e-ZLA pobieramy z Platformy Usług Elektronicznych ZUS. Naliczamy wynagrodzenie chorobowe, które przez pierwsze dni choroby w roku płaci pracodawca, a potem zasiłek chorobowy, jeśli wypłaca go firma. Przygotowujemy dokumenty do ZUS przy zasiłkach, także macierzyńskim i opiekuńczym. Wszystko widać na pasku wypłaty pracownika w danym miesiącu.
Tak. Co miesiąc przygotowujemy paski dla każdego pracownika, także w wersji elektronicznej wysyłanej mailem. Pasek pokazuje wynagrodzenie brutto, składki, zaliczkę na podatek, potrącenia i kwotę netto. Po zakończeniu roku każdy zatrudniony dostaje od nas PIT-11, a na prośbę także zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, na przykład do banku.
Tak, od 2026 r. do stażu pracy wlicza się okresy prowadzenia działalności gospodarczej i wykonywania umów zlecenia, gdy pracownik je udokumentuje, zwykle zaświadczeniem z ZUS. W jednostkach sektora finansów publicznych przepis działa od 1 stycznia 2026 r., a w firmach prywatnych od 1 maja 2026 r. Pracownik ma 24 miesiące na dostarczenie dokumentów. Dłuższy staż może zmienić wymiar urlopu i okres wypowiedzenia, więc aktualizujemy kartotekę od razu.
Nie musisz, ale od 24 grudnia 2025 r. kandydat musi dostać informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale. Jeśli nie ma jej w ogłoszeniu, przekazujesz ją przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy, na papierze lub elektronicznie. Ogłoszenie i nazwa stanowiska muszą być neutralne pod względem płci. Pracodawca nie może też żądać od kandydata informacji o wynagrodzeniu w obecnej i poprzednich pracach.
Tak. Rozliczamy pracowników i zleceniobiorców z zagranicy, w tym ubezpieczenia i zaliczki na podatek, a przy rezydentach innych państw sprawdzamy certyfikat rezydencji. Podpowiemy, jakie dokumenty dotyczące pobytu i prawa do pracy powinny znaleźć się w aktach osobowych. Zezwolenia i powiadomienia składa sam pracodawca, w urzędzie pracy lub u wojewody.
Tak. Dział ZUS i kadr ma osobny numer 509 725 575, więc pracownik może sam zapytać o urlop, zasiłek czy PIT-11, bez angażowania Ciebie. Biuro jest czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00, przy ul. Powstańców 25A w Krakowie. Firmy spoza Krakowa obsługujemy zdalnie: dokumenty przechodzą przez strefę klienta i mail.
