Kupujesz towary w Niemczech, płacisz za reklamy w Irlandii albo wysyłasz paczki do klientów w całej Unii? Każda z tych transakcji ma inne zasady VAT, inne deklaracje i inne terminy. Rozliczymy je i dopilnujemy, żeby stawka 0% przy dostawach unijnych była bezpieczna.
Kupujesz towary od dostawców z UE albo sprzedajesz firmom z innych krajów. Rozliczamy WNT i WDT z informacją VAT-UE.
Sprzedajesz konsumentom w kilku krajach i przekroczyłeś 10 000 euro. Rejestrujemy Cię do OSS i składamy deklaracje kwartalne.
Google Ads, Meta, licencje, programiści z innych krajów. Import usług rozliczamy w odwrotnym obciążeniu, także u nievatowców.
Nawet przy zwolnieniu zakup usługi od firmy z zagranicy zwykle oznacza VAT do zapłaty i deklarację VAT-9M, a przy usługach z UE rejestrację VAT-UE.
Rozliczamy transakcje zagraniczne w ramach Twojego pakietu księgowego i pilnujemy terminów wszystkich deklaracji.
Rejestracja do VAT-UE na formularzu VAT-R
Sprawdzanie numerów VAT kontrahentów w systemie VIES
Rozliczenie WNT i WDT ze stawką 0% i dokumentami wywozu
Informacja podsumowująca VAT-UE do 25. dnia za miesiące z transakcjami
Import usług w odwrotnym obciążeniu i deklaracja VAT-9M
Rejestracja do procedury OSS i kwartalne deklaracje VIU-DO
Przeliczanie faktur walutowych po kursie NBP i różnice kursowe
Faktury dla nabywców z zagranicy wystawiane w KSeF
W transakcjach zagranicznych najwięcej błędów bierze się z mylenia pojęć. Inaczej rozlicza się towar kupiony od firmy z Unii, inaczej usługę, a jeszcze inaczej sprzedaż do konsumentów. Poniżej opisujemy sytuacje, które w biurze widzimy najczęściej.
Sprzedajesz towar firmie z innego kraju UE i wysyłasz go za granicę. Możesz zastosować stawkę 0%, jeśli spełnisz trzy warunki: nabywca podał ważny numer VAT-UE (sprawdzamy go w VIES przed transakcją), przed terminem złożenia JPK za dany okres masz dowody wywozu, a składając JPK, jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT-UE. Dowodami mogą być dokumenty wymienione w ustawie o VAT (dokument przewozowy, kopia faktury, specyfikacja) albo, według przepisów unijnych, co najmniej dwa niesprzeczne dokumenty od dwóch niezależnych stron, na przykład list przewozowy CMR i potwierdzenie zapłaty za transport. Gdy towar przewozi sam nabywca, potrzebne jest też jego pisemne oświadczenie. Warunkiem stawki 0% jest również poprawna informacja podsumowująca VAT-UE.
Kupujesz towar od firmy z innego kraju UE. Sprzedawca wystawia fakturę bez swojego VAT, a Ty sam naliczasz polski VAT według stawki właściwej dla towaru. U czynnego podatnika ten sam VAT jest zwykle jednocześnie należny i naliczony, więc nie wpływa na kwotę do zapłaty. Firma zwolniona z VAT nie musi rozliczać WNT, dopóki wartość nabyć w roku nie przekroczy 50 000 zł. Po przekroczeniu tego limitu trzeba zarejestrować się do VAT-UE i rozliczać podatek w deklaracji VAT-8, choć nadal nie jest się czynnym podatnikiem.
To najczęstszy przypadek w małych firmach: reklamy w Google i na Facebooku, subskrypcje oprogramowania, usługi programistów z zagranicy. Faktura przychodzi bez polskiego VAT, a podatek rozliczasz w odwrotnym obciążeniu. Czynny podatnik wykazuje go w JPK. Firma zwolniona z VAT przed pierwszym zakupem takiej usługi od firmy z UE musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. Podatek wykazuje w deklaracji VAT-9M do 25. dnia miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, płaci go i nie może go odliczyć. Taki zapłacony VAT zwykle zaliczasz do kosztów w podatku dochodowym.
Sklep internetowy, który wysyła towary do osób prywatnych w innych krajach UE, do łącznej kwoty 10 000 euro rocznie (liczonej dla wszystkich krajów razem) może stosować polski VAT. Po przekroczeniu tego progu obowiązuje VAT kraju klienta. Żeby nie rejestrować się w każdym kraju osobno, korzysta się z procedury OSS: jedna rejestracja w Polsce i jedna kwartalna deklaracja VIU-DO, składana do końca miesiąca po kwartale. Termin nie przesuwa się, gdy wypada w weekend, a deklarację składa się także wtedy, gdy w kwartale nie było sprzedaży. VAT-OSS jest w cenie pakietu Premium pełnej księgowości. Więcej o sklepach internetowych piszemy na stronie księgowość e-commerce.
Do VAT kwoty w walucie obcej przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Jeśli faktura została wystawiona wcześniej, liczy się kurs z dnia roboczego przed jej wystawieniem. W podatku dochodowym zasada jest podobna, ale moment jest inny (dzień uzyskania przychodu lub poniesienia kosztu), a przy zapłacie powstają różnice kursowe. Dlatego ta sama faktura bywa przeliczona dwa razy, po dwóch różnych kursach.
Od 1 kwietnia 2026 r. większość polskich firm wystawia faktury w KSeF, także dla nabywców z zagranicy. Zagraniczny kontrahent nie loguje się do KSeF: dostaje wizualizację faktury z kodem QR w uzgodniony sposób, na przykład e-mailem. Faktury od zagranicznych dostawców nadal przychodzą poza KSeF. Szczegóły opisujemy na stronie KSeF dla firm.
Usługa dla firmy z Wielkiej Brytanii, Szwajcarii czy USA zwykle nie podlega polskiemu VAT, bo miejscem jej świadczenia jest kraj nabywcy. Na fakturze nie ma wtedy polskiej stawki, a w JPK transakcja i tak musi się pojawić. Przy sprzedaży towarów poza Unię stawka 0% wymaga dokumentu potwierdzającego wywóz z komunikatu celnego. Zakup usługi od firmy spoza UE rozliczasz tak samo jak import usług z Unii, ale bez informacji VAT-UE. Przy każdym nowym kontrahencie zagranicznym ustalamy na starcie, jak będzie rozliczany, zanim wystawisz pierwszą fakturę.
Stan prawny: październik 2026 r.
| Transakcja | Kto rozlicza VAT | Deklaracja lub informacja | Termin |
|---|---|---|---|
| WDT: sprzedaż towaru firmie z UE | Nabywca w swoim kraju, Ty stawka 0% | JPK_V7 i informacja VAT-UE | VAT-UE do 25. dnia następnego miesiąca |
| WNT: zakup towaru od firmy z UE | Ty, samonaliczenie | JPK_V7 i informacja VAT-UE | VAT-UE do 25. dnia następnego miesiąca |
| Import usług (czynny podatnik VAT) | Ty, odwrotne obciążenie | JPK_V7 | Termin JPK za dany okres |
| Import usług (firma zwolniona z VAT) | Ty, bez prawa do odliczenia | VAT-9M, przy usługach z UE także rejestracja VAT-UE | Do 25. dnia miesiąca po powstaniu obowiązku |
| Sprzedaż do konsumentów w UE ponad 10 000 euro | Ty, VAT kraju klienta przez OSS | VIU-DO | Do końca miesiąca po kwartale |
Na podstawie informacji na biznes.gov.pl i podatki.gov.pl oraz ustawy o VAT. Stan na październik 2026 r.
Prowadzi Cię konkretna księgowa z wyspecjalizowanego działu, a w bardziej złożonych sprawach korzysta z wiedzy całego zespołu. Dzięki temu odpowiedzialność zawsze ma swoje nazwisko, a pytania nie krążą między przypadkowymi osobami.
Dedykowana księgowa i bezpośredni kontakt
Ponad 25 lat doświadczenia całego biura
Poznajemy Twoje potrzeby i odpowiadamy na pytania.
Przedstawiamy rozwiązanie i wycenę dopasowaną do Ciebie.
Szybko, jasno i bez zbędnych formalności.
Pomagamy w przekazaniu i organizacji dokumentów.
Jesteśmy na miejscu, kiedy nas potrzebujesz.
Transakcje zagraniczne rozliczamy w ramach stałych pakietów: KPiR i ryczałt od 299 zł netto, pełna księgowość od 750 zł netto miesięcznie. VAT-OSS jest w cenie pakietu Premium pełnej księgowości (1 900 zł netto, do 60 dokumentów). Swój pakiet policzysz w kalkulatorze.
Pod tym skrótem kryją się dwie rzeczy. Pierwsza to rejestracja jako podatnik VAT-UE, którą zgłasza się na formularzu VAT-R i która daje numer z prefiksem PL. Druga to informacja podsumowująca VAT-UE, czyli miesięczne zestawienie transakcji z firmami z innych krajów UE, składane elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym były takie transakcje, także przez firmy rozliczające VAT kwartalnie.
Próg wynosi 10 000 euro rocznie i dotyczy łącznej sprzedaży wysyłkowej towarów oraz usług elektronicznych do konsumentów we wszystkich krajach UE razem. Do tej kwoty możesz stosować polski VAT. Po jej przekroczeniu stosujesz stawki kraju klienta i rozliczasz je przez OSS albo rejestrujesz się w każdym kraju osobno. Rejestracja do OSS jest dobrowolna, ale zwykle znacznie prostsza.
Tak. Usługi reklamowe od zagranicznych firm to import usług, a obowiązek rozliczenia VAT ciąży na nabywcy, także zwolnionym z VAT. Przed pierwszym takim zakupem trzeba zarejestrować się jako podatnik VAT-UE, a potem składać deklarację VAT-9M i płacić podatek do 25. dnia następnego miesiąca. Odliczyć go nie można, więc zapłacony VAT zwykle zalicza się do kosztów.
Gdy nabywca ma ważny numer VAT-UE z innego kraju (warto zapisać wynik sprawdzenia w VIES), przed terminem JPK masz dowody wywozu towaru, a Ty jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT-UE. Do tego trzeba poprawnie wykazać transakcję w informacji podsumowującej VAT-UE. Bez dowodów w terminie nie wykazujesz dostawy w tym okresie. Jeśli nie dotrą też do terminu JPK za kolejny okres, stosujesz w nim stawkę krajową i korygujesz ją po otrzymaniu dowodów.
Dla VAT stosujesz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego, a gdy faktura została wystawiona wcześniej, kurs z dnia roboczego przed jej wystawieniem. Przepisy pozwalają też wybrać kurs Europejskiego Banku Centralnego. W podatku dochodowym liczy się kurs z dnia roboczego przed dniem przychodu lub kosztu, a różnice przy zapłacie rozlicza się osobno.
Tak, jeśli Twoja firma ma obowiązek KSeF, faktury dla nabywców zagranicznych także wystawia się w systemie. Klient z zagranicy nie musi mieć dostępu do KSeF: dostaje wizualizację faktury z kodem QR w sposób uzgodniony między wami, na przykład w PDF na e-mail. Wyjątek to faktury rozliczane w procedurze OSS. Faktury zakupowe od zagranicznych dostawców przychodzą poza KSeF.
Bez polskiego VAT i z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Przy większości usług dla firm miejscem świadczenia jest kraj nabywcy, więc VAT rozlicza klient u siebie. Na fakturze podajesz swój numer VAT-UE z prefiksem PL i numer VAT kontrahenta, sprawdzony wcześniej w VIES. Transakcję wykazujesz w JPK i w informacji podsumowującej VAT-UE. Rejestracja jako podatnik VAT-UE jest potrzebna przed pierwszą taką usługą, także gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT.
Nie. VAT-OSS obejmuje wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość oraz usługi dla osób, które nie są podatnikami, czyli przede wszystkim dla klientów prywatnych. Sprzedaż towarów firmie z UE to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, która po spełnieniu warunków korzysta ze stawki 0%, a usługę dla firmy rozlicza się zwykle w odwrotnym obciążeniu. Jeśli korzystasz z OSS, prowadzisz elektroniczną ewidencję transakcji objętych procedurą i przechowujesz ją przez 10 lat od końca roku, w którym dokonano sprzedaży.
Gdy przez 3 kolejne miesiące albo za kwartał składasz deklaracje bez sprzedaży, nabyć i importu z podatkiem do odliczenia, albo gdy przez 3 miesiące nie składasz informacji podsumowującej VAT-UE, choć masz taki obowiązek. Wykreślenie z rejestru podatników VAT oznacza też utratę rejestracji VAT-UE. Bez niej nie zastosujesz stawki 0% przy dostawie towarów do UE, a kontrahent nie potwierdzi Twojego numeru w VIES. Dlatego status sprawdzamy przed większymi transakcjami.
Składasz korektę informacji podsumowującej VAT-UE, elektronicznie i niezwłocznie po wykryciu błędu. Obowiązek wynika z art. 101 ustawy o VAT i dotyczy każdej pomyłki: złego numeru VAT kontrahenta, kwoty, okresu albo pominiętej transakcji. Korektę składasz za okres, którego dotyczy błąd. Przy dostawie towarów do UE ma to znaczenie dla stawki 0%, bo jej warunkiem jest prawidłowe wykazanie transakcji w informacji. Gdy błąd dotyczy też JPK, poprawiamy oba pliki.
