Chcesz zmienić księgową, ale boisz się, że po drodze zginą dokumenty albo przepadnie termin deklaracji? Przeprowadzamy Cię przez wypowiedzenie, odbiór dokumentacji i otwarcie ksiąg, a formularze i listę dokumentów przygotowujemy za Ciebie. Pomoc w przejściu jest w cenie stałej obsługi.
Na maile odpowiedź przychodzi po tygodniu, a o terminie płatności dowiadujesz się dzień wcześniej. Chcesz mieć osobę, która odbiera telefon.
Zaczynałeś od kilku faktur, dziś masz pracowników, spółkę albo sprzedaż za granicę, a obecne biuro tego nie obsługuje.
Dostałeś wezwanie z urzędu albo odsetki za zaległą składkę i chcesz, żeby ktoś sprawdził księgi i przygotował korekty.
Wolisz księgową, do której możesz przyjechać na Powstańców 25A i porozmawiać przy biurku, zamiast infolinii w innym mieście.
Ustalamy datę przejęcia i robimy listę dokumentów, zanim wyślesz wypowiedzenie.
Sprawdzenie okresu wypowiedzenia i wybór daty przejęcia
Lista dokumentów do odebrania od poprzedniego biura
Protokół przekazania dokumentacji podpisany przez obie strony
Przegląd ostatnich deklaracji, sald ZUS i urzędu skarbowego
Bilans otwarcia albo stan początkowy KPiR i środków trwałych
Nowe pełnomocnictwa do urzędu skarbowego, ZUS i KSeF
Uruchomienie strefy klienta SALDEO i przesyłania dokumentów
Przejęcie kadr i płac z teczkami pracowników
Zmiana biura rachunkowego jest prostsza, niż się wydaje, jeśli zaczniesz od wyboru daty. Najwięcej kłopotów sprawiają niedomknięte sprawy: deklaracja za ostatni miesiąc, której nikt nie złożył, albo dokumenty, które zostały w starym biurze. Niżej opisujemy kolejność, w jakiej przeprowadzamy klientów.
W umowie z obecnym biurem znajdziesz okres wypowiedzenia, najczęściej od jednego do trzech miesięcy. Na tej podstawie wybieramy pierwszy miesiąc, który księgujemy my. Najprościej zmienić biuro od 1 stycznia: stare biuro zamyka rok, a my zaczynamy od czystej karty. Dobrym momentem jest też początek kwartału, szczególnie gdy rozliczasz VAT kwartalnie. Unikamy przejęcia w marcu i kwietniu, bo wtedy powstają zeznania roczne, a termin PIT-36, PIT-36L i PIT-28 mija 30 kwietnia.
Wypowiedzenie wysyłasz na piśmie lub mailem, zgodnie z umową. W tym samym piśmie warto zapisać, za które miesiące stare biuro złoży deklaracje i czy przygotuje zeznanie roczne za poprzedni rok. Przy pełnej księgowości trzeba też ustalić, kto sporządzi sprawozdanie finansowe. To częsty punkt sporny, więc pomagamy go zapisać jednoznacznie.
Dokumentację odbierasz Ty albo nasza księgowa na podstawie Twojego upoważnienia. Obie strony podpisują protokół przekazania z listą segregatorów i plików. Dokumenty podatkowe przechowuje się co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (sprawozdania finansowe spółek trwale, dokumentację pracowniczą dłużej), więc trzeba zabrać także lata, których nowe biuro nie będzie księgować. Oto lista, z której korzystamy:
Przy pełnej księgowości otwieramy księgi na podstawie bilansu zamknięcia sporządzonego przez poprzednie biuro, a przy zmianie w trakcie roku na podstawie zestawienia obrotów i sald. Sprawdzamy, czy salda rozrachunków zgadzają się z wyciągami bankowymi, kontem w ZUS i kontem w urzędzie skarbowym. Przy KPiR przejmujemy narastające przychody i koszty od początku roku, ewidencję środków trwałych i zaliczki na podatek. Jeśli znajdziemy błąd z okresu przed przejęciem, mówimy o tym od razu i przygotowujemy korektę, a w razie potrzeby czynny żal.
Odbierasz uprawnienia staremu biuru i nadajesz je nam: pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji w urzędzie skarbowym, pełnomocnictwo w ZUS do obsługi Twojego profilu na platformie eZUS i uprawnienia w KSeF. Jednoosobowa firma aktualizuje w CEIDG adres przechowywania dokumentacji. Wszystkie formularze przygotowujemy do podpisu, a klient dostaje dostęp do strefy klienta SALDEO, przez którą od pierwszego dnia przesyła dokumenty. Więcej o tym, jak to działa, przeczytasz na stronie strefa klienta.
W pierwszym tygodniu dostajesz od nas listę dokumentów do odebrania, wzór protokołu przekazania i formularze pełnomocnictw do podpisu. Twoja księgowa zakłada konto w strefie klienta i pokazuje, jak przesyłać faktury telefonem albo mailem. Faktury zakupowe pobieramy z KSeF, więc większość kosztów trafia do nas bez Twojego udziału. Przed pierwszym terminem płatności dostajesz zestawienie: ile podatku, VAT i ZUS zapłacić i do kiedy. Jeśli zatrudniasz pracowników, przejmujemy listy płac od pierwszego miesiąca i sprawdzamy, czy poprzednie biuro wysłało wszystkie deklaracje rozliczeniowe do ZUS. Pierwsze rozliczenie omawiamy przez telefon albo w biurze przy Powstańców 25A, jeśli wolisz porozmawiać na miejscu. Ceny pakietów znajdziesz w cenniku.
Stan prawny: październik 2026 r.
| Moment zmiany | Co robi poprzednie biuro | Od czego zaczynamy |
|---|---|---|
| 1 stycznia | Zamyka rok i zwykle przygotowuje zeznanie roczne lub sprawozdanie | Od bilansu otwarcia albo pustej KPiR na nowy rok |
| Początek kwartału | Rozlicza ostatni kwartał i składa deklaracje | Przejmujemy narastające dane od początku roku |
| Początek miesiąca | Składa deklaracje i JPK za ostatni miesiąc | Przejmujemy księgi i salda na koniec poprzedniego miesiąca |
| Marzec i kwiecień | W trakcie zeznań rocznych | Odradzamy, chyba że współpraca już nie działa |
Termin zeznań PIT-36, PIT-36L i PIT-28 za dany rok mija 30 kwietnia roku następnego. Okres wypowiedzenia wynika z Twojej umowy z poprzednim biurem.
Prowadzi Cię konkretna księgowa z wyspecjalizowanego działu, a w bardziej złożonych sprawach korzysta z wiedzy całego zespołu. Dzięki temu odpowiedzialność zawsze ma swoje nazwisko, a pytania nie krążą między przypadkowymi osobami.
Dedykowana księgowa i bezpośredni kontakt
Ponad 25 lat doświadczenia całego biura
Poznajemy Twoje potrzeby i odpowiadamy na pytania.
Przedstawiamy rozwiązanie i wycenę dopasowaną do Ciebie.
Szybko, jasno i bez zbędnych formalności.
Pomagamy w przekazaniu i organizacji dokumentów.
Jesteśmy na miejscu, kiedy nas potrzebujesz.
Pomoc w przejściu z innego biura jest w cenie stałej obsługi. KPiR i ryczałt kosztują od 299 do 729 zł netto miesięcznie, pełna księgowość od 750 do 1 900 zł netto, zależnie od liczby dokumentów. Jeśli trzeba uporządkować zaległości z poprzednich miesięcy, wyceniamy to osobno po przeglądzie ksiąg.
Sprawdź okres wypowiedzenia w umowie, wybierz datę przejęcia, wyślij wypowiedzenie i ustal, za które miesiące stare biuro złoży deklaracje. Potem odbierz dokumenty na podstawie protokołu przekazania i nadaj nowemu biuru pełnomocnictwa do urzędu skarbowego, ZUS i KSeF. Listę dokumentów i formularze przygotowujemy za Ciebie.
Najprościej od 1 stycznia, bo poprzednie biuro zamyka cały rok, a nowe zaczyna od bilansu otwarcia. Dobrym momentem jest też początek kwartału. Odradzamy zmianę w marcu i kwietniu, kiedy powstają zeznania roczne i sprawozdania. Jeśli współpraca nie działa, przejmujemy księgi także w trakcie roku, od początku miesiąca.
Dokumenty księgowe należą do Twojej firmy i to Ty odpowiadasz za ich przechowywanie, co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Biuro przechowuje je w Twoim imieniu. Odbiór potwierdzacie protokołem z listą dokumentów. Jeśli pojawia się spór o zaległe faktury za obsługę, warto go rozwiązać przed terminem odbioru.
Jednoosobowa firma aktualizuje w CEIDG adres przechowywania dokumentacji, jeśli dokumenty zmieniają miejsce. Niezależnie od formy firmy trzeba odwołać pełnomocnictwa staremu biuru i nadać je nowemu w urzędzie skarbowym, ZUS i KSeF. Te formularze przygotowujemy do podpisu w pierwszym tygodniu współpracy.
Samo przejście nie kosztuje osobno, jest w cenie stałej obsługi. Płacisz abonament według cennika: od 299 zł netto miesięcznie za KPiR lub ryczałt i od 750 zł netto za pełną księgowość. Osobno wyceniamy tylko uporządkowanie zaległości, na przykład niezaksięgowanych miesięcy albo brakujących deklaracji, po przeglądzie dokumentów.
Mówimy o nich od razu, na piśmie, z wyliczeniem skutków. Przygotowujemy korekty deklaracji i, jeśli to potrzebne, czynny żal, który działa tylko wtedy, gdy złożysz go, zanim urząd sam udokumentuje nieprawidłowość albo rozpocznie czynności w Twojej sprawie. Podatek i odsetki wobec urzędu płaci firma, a to, czy możesz ich dochodzić od poprzedniego biura, zależy od umowy z nim i jego ubezpieczenia OC, dlatego warto zachować tę umowę razem z protokołem przekazania.
Każde pełnomocnictwo odwołujesz tam, gdzie zostało udzielone. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji w urzędzie skarbowym odwołuje formularz OPL-1, a nowemu biuru udzielasz go na UPL-1, elektronicznie albo na papierze. W ZUS składasz odwołanie PEL-O i nowe pełnomocnictwo PEL, przez eZUS albo w placówce. W KSeF odbierasz uprawnienia staremu biuru i nadajesz je nowemu. Formularze przygotowujemy do podpisu.
Zapytaj o polisę OC. Biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody związane z prowadzeniem ksiąg (art. 76h ustawy o rachunkowości). Licencja Ministerstwa Finansów nie jest dziś warunkiem prowadzenia biura (art. 76a), ale część biur ją ma. Sprawdź też, kto konkretnie będzie prowadził Twoją firmę, jak przesyłasz dokumenty i jaki jest okres wypowiedzenia. Rachmistrz ma ponad 25 lat doświadczenia i licencje Ministerstwa Finansów nr 11238/98 i 32934/02. Opinie klientów znajdziesz w Google.
Umowa powinna jasno opisywać zakres usług i cenę: jakie księgi prowadzi biuro, czy w cenie są ZUS i kadry, ile dokumentów obejmuje abonament. Ważne są też terminy dostarczania dokumentów przez Ciebie i terminy przygotowania deklaracji przez biuro, okres wypowiedzenia, odpowiedzialność za błędy i ubezpieczenie OC. Przy danych pracowników dochodzi umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zachowaj podpisaną umowę razem z protokołem przekazania dokumentów.
Czas wyznacza głównie okres wypowiedzenia w starej umowie, dlatego sprawdź go przed podpisaniem nowej. Samą organizację przejścia robimy w pierwszym miesiącu współpracy: w pierwszym tygodniu dostajesz od nas listę dokumentów, wzór protokołu przekazania i formularze pełnomocnictw. Przed pierwszym terminem płatności podajemy kwoty podatku, VAT i ZUS. Jeśli w księgach są zaległości, ich uporządkowanie wyceniamy osobno po przeglądzie.
