Pracujesz na kontrakcie B2B jako programista, tester albo architekt? Przypiszemy właściwą stawkę ryczałtu, policzymy, czy liniowy albo IP Box dadzą Ci więcej, i rozliczymy faktury dla klientów z zagranicy. Ty piszesz kod, my pilnujemy terminów.
Jeden klient, stała miesięczna faktura i pytanie, czy ryczałt 12% to na pewno najkorzystniejsza forma przy Twoich kosztach.
Piszesz kod, do którego prawa przenosisz na klienta, i chcesz rozliczyć dochód stawką 5% z ewidencją, która obroni się przy kontroli.
Fakturujesz firmę z Niemiec, Holandii albo USA. Rozliczamy VAT-UE, import usług i przeliczenia walut według kursów NBP.
Kilku programistów, podwykonawcy, sprzęt i licencje. Prowadzimy KPiR albo pełną księgowość spółki z kadrami w jednym miejscu.
Przy branży IT pracujemy na Twojej umowie i opisie usług, bo od nich zależy stawka podatku.
Analiza umowy B2B i przypisanie stawki ryczałtu do usług
Porównanie ryczałtu, podatku liniowego i skali na Twoich liczbach
Ewidencja przychodów z podziałem na stawki 12% i 8,5%
Osobna ewidencja kwalifikowanego dochodu na potrzeby IP Box
Rejestracja do VAT-UE i informacje podsumowujące dla klientów z UE
Rozliczenie importu usług: chmura, licencje, narzędzia programistyczne
Przeliczanie faktur walutowych po kursach NBP
Ewidencja sprzętu, amortyzacja, ZUS przedsiębiorcy i składka zdrowotna
Programista, który do nas dzwoni, pyta zwykle o jedno: ile zostanie mu z faktury. Odpowiedź zależy od trzech rzeczy. Od stawki ryczałtu, jaką da się przypisać do Twoich usług, od wysokości kosztów i od tego, czy w ogóle możesz wybrać ryczałt albo podatek liniowy. Tabela niżej pokazuje jeden przypadek policzony na stawkach składek obowiązujących w 2026 r.
Ustawa o ryczałcie przypisuje stawkę 12% do usług związanych z oprogramowaniem (PKWiU ex 62.01.1), czyli do pisania, modyfikowania i testowania kodu na zlecenie, a także do konsultacji w zakresie sprzętu komputerowego i oprogramowania (PKWiU 62.02.10.0 i ex 62.02), instalowania oprogramowania (PKWiU ex 62.09.20.0) oraz zarządzania siecią i systemami informatycznymi (PKWiU 62.03.1). Stawka 8,5% zostaje dla usług IT spoza tej listy. Krajowa Informacja Skarbowa czyta pojęcie usług związanych z oprogramowaniem szeroko, więc 12% obejmuje często także pracę, przy której nie piszesz kodu, a o wyniku decyduje opis czynności. Dlatego zanim przypiszemy stawkę, czytamy Twoją umowę i zakres prac. Jeśli wykonujesz usługi z różnych grup, prowadzimy ewidencję przychodów z podziałem na stawki.
Jeżeli w tym albo w poprzednim roku pracowałeś na etacie u firmy, dla której teraz chcesz pracować na B2B, i robisz to samo co na etacie, przychodów od tego klienta nie rozliczysz ryczałtem ani podatkiem liniowym. Zostaje skala podatkowa. Sprawdzamy to przed wyborem formy opodatkowania, bo taki błąd wychodzi najczęściej przy kontroli, kilka lat po fakcie.
Przyjęliśmy przychód 240 000 zł netto rocznie (20 000 zł miesięcznie) i koszty 24 000 zł rocznie: sprzęt, licencje, coworking, księgowość. Na ryczałcie koszty nie obniżają podatku, ale i tak je płacisz, dlatego w ostatnim wierszu odejmujemy je we wszystkich wariantach. Przy tych założeniach ryczałt 12% zostawia o około 8 700 zł więcej niż podatek liniowy. Liniowy zaczyna wygrywać, gdy koszty przekroczą mniej więcej 62 000 zł rocznie, na przykład przy dużych zakupach sprzętu, leasingu samochodu albo podwykonawcach. Przy rocznym przychodzie powyżej 300 000 zł składka zdrowotna na ryczałcie rośnie w 2026 r. do 1 495,04 zł miesięcznie, co zmniejsza jego przewagę. Kolumna 8,5% pokazuje różnicę stawek, ale dla typowego programowania właściwa jest stawka 12%.
Ulga IP Box pozwala opodatkować stawką 5% dochód z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. W IT chodzi najczęściej o autorskie prawa do programu komputerowego, który tworzysz i rozwijasz. Ulga działa wyłącznie przy skali albo podatku liniowym, nigdy przy ryczałcie. Korzystasz z niej dopiero w zeznaniu rocznym, a w trakcie roku płacisz zaliczki według zwykłej stawki. Warunek, którego pilnujemy co miesiąc, to osobna ewidencja przychodów i kosztów dla każdego prawa, prowadzona na bieżąco. Bez niej ulgi nie da się obronić. Jeśli rozważasz IP Box, dokładamy ten wariant do porównania, na Twoich liczbach.
Usługa programistyczna dla firmy z innego kraju jest co do zasady opodatkowana VAT w kraju nabywcy. Na fakturze nie doliczasz polskiego VAT, a sprzedaż dla firm z Unii wykazujesz w informacji podsumowującej VAT-UE. Do tego potrzebna jest rejestracja do VAT-UE, także wtedy, gdy w Polsce korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (limit w 2026 r. wynosi 240 000 zł). Ten sam numer przyda się przy zakupie usług z zagranicy, na przykład subskrypcji chmury czy narzędzi programistycznych, bo to import usług, który trzeba rozliczyć. Przychód w walucie przeliczamy po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem jego uzyskania.
Na podatku liniowym laptop, monitor czy telefon używany do pracy obniżają podatek. Tańszy sprzęt zaliczamy do kosztów od razu, droższy wpisujemy do ewidencji środków trwałych i amortyzujemy. Na ryczałcie te same zakupy podatku nie zmniejszą, ale VAT od nich odliczysz, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Gdy kupujesz sprzęt w sklepie z innego kraju Unii, sprawdzamy, czy to wewnątrzwspólnotowe nabycie, i ujmujemy je w JPK. Szczegóły ewidencji na ryczałcie opisujemy na stronie księgowość na ryczałcie.
Stan prawny: październik 2026 r.
| Rok 2026, przychód 240 000 zł | Ryczałt 12% | Ryczałt 8,5% (usługi IT spoza listy 12%) | Podatek liniowy 19% |
|---|---|---|---|
| Przychód netto | 240 000 zł | 240 000 zł | 240 000 zł |
| Koszty firmy | 24 000 zł (nie obniżają podatku) | 24 000 zł (nie obniżają podatku) | 24 000 zł |
| Składki ZUS: społeczne z chorobowym i Fundusz Pracy | 23 121 zł | 23 121 zł | 23 121 zł |
| Składka zdrowotna | 9 967 zł | 9 967 zł | 9 451 zł |
| Podatek dochodowy | 25 627 zł | 18 152 zł | 34 851 zł |
| Podatek i składki razem | 58 715 zł | 51 240 zł | 67 423 zł |
| Zostaje po kosztach, podatku i składkach | 157 285 zł | 164 760 zł | 148 577 zł |
Założenia: pełny ZUS 2026 (podstawa 5 652 zł, 1 926,76 zł miesięcznie: składki społeczne z dobrowolnym chorobowym 1 788,29 zł przy stopie wypadkowej 1,67% oraz Fundusz Pracy 138,47 zł); składka zdrowotna na ryczałcie 830,58 zł miesięcznie (przychód od 60 000 do 300 000 zł), na liniowym 4,9% dochodu. Na ryczałcie od przychodu odliczamy składki społeczne i 50% zapłaconej składki zdrowotnej, Funduszu Pracy nie odliczamy. Na liniowym Fundusz Pracy jest kosztem, składki społeczne odliczamy od dochodu, a składkę zdrowotną w limicie 14 100 zł. Cały rok liczony w uproszczeniu według stawek 2026, bez ulg, bez IP Box i bez preferencyjnego ZUS. Wyliczenie poglądowe.
Prowadzi Cię konkretna księgowa z wyspecjalizowanego działu, a w bardziej złożonych sprawach korzysta z wiedzy całego zespołu. Dzięki temu odpowiedzialność zawsze ma swoje nazwisko, a pytania nie krążą między przypadkowymi osobami.
Dedykowana księgowa i bezpośredni kontakt
Ponad 25 lat doświadczenia całego biura
Poznajemy Twoje potrzeby i odpowiadamy na pytania.
Przedstawiamy rozwiązanie i wycenę dopasowaną do Ciebie.
Szybko, jasno i bez zbędnych formalności.
Pomagamy w przekazaniu i organizacji dokumentów.
Jesteśmy na miejscu, kiedy nas potrzebujesz.
Obsługa programisty na ryczałcie albo KPiR kosztuje od 299 zł netto miesięcznie w pakiecie Start (do 10 zapisów), z ZUS przedsiębiorcy w cenie. Przy kilku klientach i zakupach z zagranicy zwykle wystarcza pakiet Komfort za 459 zł netto.
Dla usług związanych z oprogramowaniem, czyli pisania, modyfikowania i testowania kodu na zlecenie, stawka wynosi 12%. Stawka 8,5% dotyczy części usług technicznych i wsparcia, w których nie tworzysz oprogramowania. O stawce decyduje rzeczywisty zakres pracy opisany w umowie, nie nazwa stanowiska. Przed pierwszą fakturą czytamy umowę i przypisujemy stawkę, a przy usługach mieszanych dzielimy ewidencję.
Nie. Stawkę 5% z IP Box stosuje się tylko przy skali podatkowej albo podatku liniowym. Jeśli chcesz z niej skorzystać, musisz wybrać jedną z tych form na dany rok i od pierwszego miesiąca prowadzić osobną ewidencję kwalifikowanego dochodu. Liczymy, czy IP Box na liniowym da Ci więcej niż ryczałt 12%, bo nie zawsze tak jest.
Nie, jeśli w tym albo w poprzednim roku wykonywałeś dla tej firmy te same czynności na etacie. Takich przychodów nie rozliczysz ani ryczałtem, ani podatkiem liniowym, zostaje skala. Ograniczenie dotyczy tylko tego klienta i tych czynności. Przychody od innych firm możesz rozliczać wybraną formą.
Fakturę wystawiasz bez polskiego VAT, bo usługa jest opodatkowana w kraju nabywcy. Przy firmie z Unii dodajesz adnotację o odwrotnym obciążeniu. Przy kliencie z Unii potrzebujesz numeru VAT-UE i składasz informację podsumowującą. Przychód przeliczamy na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem uzyskania przychodu. Wzór faktury przygotujemy przed pierwszą sprzedażą.
Na ryczałcie podatek płacisz od przychodu, więc zakupy sprzętu go nie zmniejszą. Możesz natomiast odliczyć VAT z faktury zakupu, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Gdy planujesz duże zakupy, na przykład nowy sprzęt dla zespołu, porównujemy, czy w danym roku nie opłaca się podatek liniowy, przy którym te wydatki obniżają podatek.
Zmianę formy opodatkowania zgłaszasz (w jednoosobowej firmie zwykle przez CEIDG) do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód w danym roku. Przy stałym kontrakcie oznacza to zwykle 20 lutego. Porównanie ryczałtu, liniowego i IP Box robimy w grudniu albo styczniu, na Twoich przychodach z mijającego roku i planach na kolejny.
Pełne składki społeczne z dobrowolnym chorobowym i Funduszem Pracy wynoszą w 2026 r. 1 926,76 zł miesięcznie, od podstawy 5 652 zł przy stopie wypadkowej 1,67%. Na początku działalności przysługuje 6 miesięcy ulgi na start, a potem 24 miesiące preferencyjnych składek: 456,18 zł z chorobowym. Obie ulgi są wyłączone, gdy pracujesz dla byłego pracodawcy w zakresie wcześniejszego etatu. Do tego dochodzi składka zdrowotna, zależna od formy opodatkowania.
Nie zawsze. Zwolnienie podmiotowe przysługuje, dopóki sprzedaż w Polsce nie przekroczy w roku 240 000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Usługi dla firm z zagranicy, opodatkowane w kraju nabywcy, nie są sprzedażą na terytorium kraju, więc nie liczą się do limitu. Zwolnienia nie ma przy usługach w zakresie doradztwa (art. 113 ust. 13), dlatego przy konsultingu IT czytamy umowę. Klient z Unii i tak wymaga rejestracji do VAT-UE.
Nie. Wspólne rozliczenie małżonków nie przysługuje, jeśli choćby jedno z nich stosuje podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (art. 6 ust. 8 ustawy o PIT). Wyjątkiem jest tylko ryczałt od najmu prywatnego. Przy skali podatkowej wspólne rozliczenie jest możliwe. Jeśli małżonek ma niskie dochody, uwzględniamy to w porównaniu form opodatkowania przed wyborem formy na dany rok.
Do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu usługi (art. 100 ust. 3 ustawy o VAT). Informację składa się za okresy miesięczne i wyłącznie elektronicznie. Wykazujesz w niej numer VAT klienta i wartość usług, przy których podatek rozlicza nabywca. Przy stałym kontrakcie z firmą z Niemiec czy Holandii to jedna pozycja co miesiąc, którą wysyłamy razem z JPK.
