Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Nadajemy uprawnienia, ustawiamy pobieranie faktur zakupowych do księgowości i, jeśli wolisz, wystawiamy faktury za Ciebie. Ty zajmujesz się klientami, a my pilnujemy, żeby każdy dokument miał numer KSeF.
Wystawiasz kilka faktur w miesiącu i nie chcesz uczyć się nowej aplikacji. Przysyłasz nam dane, a my wystawiamy fakturę w KSeF w Twoim imieniu.
Masz program sprzedażowy połączony z KSeF. Sprawdzamy uprawnienia, poprawność faktur i to, czy zakupy trafiają do ksiąg bez ręcznego przepisywania.
Twoje faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, więc wystawianie w KSeF obowiązuje Cię od 1 stycznia 2027 r. Przygotujemy firmę wcześniej, bez pośpiechu w grudniu.
Uprawnienia w KSeF nadajesz elektronicznie, więc obsługę prowadzimy zdalnie, z tą samą księgową pod telefonem i mailem.
Zakres ustalamy na pierwszej rozmowie, zależnie od tego, ile faktur wystawiasz i w jakim programie.
Sprawdzenie, od kiedy obowiązuje Cię KSeF i jakich faktur dotyczy
Nadanie biuru uprawnień w KSeF do odbioru i wystawiania faktur
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF prosto do Twojej księgowości
Wystawianie faktur sprzedażowych w KSeF przez biuro na Twoje zlecenie
Faktury korygujące i zaliczkowe wystawiane w KSeF z właściwym numerem
Instrukcja postępowania na wypadek awarii KSeF lub braku internetu
Kontrola, czy faktury z trybu offline zostały dosłane w terminie
Uzgadnianie numerów KSeF z płatnościami i rejestrem VAT
Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe przychodzą do firm przez KSeF, a obowiązek wystawiania objął wtedy przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł z VAT. Pozostali podatnicy wystawiają faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, papierowo albo w PDF, jeśli ich łączna wartość w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. Do limitu nie wliczasz faktur dla konsumentów ani faktur z kasy rejestrującej. Pułapka jest jedna: faktura, którą przekraczasz limit, musi już pójść przez KSeF, tak samo jak wszystkie następne. Od 1 stycznia 2027 r. zwolnienie znika i obowiązek obejmuje wszystkich.
Do KSeF logujesz się podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną albo certyfikatem KSeF. Właściciel firmy nadaje uprawnienia innym osobom i podmiotom. Biuru rachunkowemu możesz nadać uprawnienie jako firmie, bez wpisywania każdej księgowej osobno. Spółka bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje w nim osobę, która zarządza uprawnieniami firmy w KSeF. Najczęściej ustawiamy dwa poziomy: odczyt faktur zakupowych dla księgowości i wystawianie faktur, jeśli zlecasz je nam. Pracownikom możesz dać wąskie uprawnienia, na przykład tylko do wystawiania. Raz w roku przeglądamy listę z klientem, bo osoby, które odeszły z firmy, często nadal mają dostęp.
Wystawianie w KSeF faktur dla osób prywatnych jest dobrowolne. Klient bez NIP i tak nie odbierze faktury z systemu, więc dostaje ją od Ciebie w uzgodniony sposób, mailem albo na papierze. Jeśli Twój program wysyła do KSeF wszystkie faktury, sprawdzamy, czy dane konsumenta są wpisane poprawnie i czy klient dostał swoją kopię.
Brak internetu nie wstrzymuje sprzedaży. Przepisy przewidują kilka trybów, a każdy ma inny termin dosłania faktury do KSeF:
Faktura wystawiona offline, której jeszcze nie ma w KSeF, ma dwa kody QR. Pierwszy, z napisem OFFLINE, pozwala nabywcy sprawdzić fakturę. Drugi, z napisem CERTYFIKAT, potwierdza, kto ją wystawił. Data wystawienia to data wpisana na fakturze, nawet jeśli numer KSeF przyjdzie później.
Do końca 2026 r. kary za naruszenia związane z KSeF nie są nakładane. Od 1 stycznia 2027 r. urząd może je stosować, także za fakturę z trybu offline dosłaną po terminie. Na koniec 2026 r. kończy się też możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących poza KSeF. Jeśli dziś wystawiasz faktury z kasy, zmień to przed styczniem.
Te pięć punktów przechodzimy z każdym klientem stałej obsługi przed końcem roku.
Faktury zakupowe pobieramy z KSeF do programu księgowego i łączymy z wyciągami bankowymi. Nie musisz ich już przesyłać do biura. Zostają tylko dokumenty spoza systemu: paragony, bilety, faktury zagraniczne. Sprzedaż możesz wystawiać sam, w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, w aplikacji mobilnej albo w swoim programie. Możesz też zlecać nam pojedyncze faktury. Wystarczy nazwa nabywcy, NIP, pozycje, kwoty i termin płatności. Gotową fakturę z numerem KSeF dostajesz mailem, a kopia trafia do strefy klienta. Paragony i dokumenty spoza KSeF skanujesz w systemie SALDEO.
Jeśli sprzedajesz za granicę albo kupujesz usługi od firm z UE, zajrzyj na stronę VAT UE i OSS. Krajowe rozliczenia opisujemy na stronie VAT, JPK i deklaracje.
Stan prawny: październik 2026 r.
| Od kiedy | Kogo dotyczy | Co się zmienia |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł z VAT w 2024 r. | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| 1 lutego 2026 r. | Wszyscy podatnicy VAT jako nabywcy | Faktury zakupowe przychodzą przez KSeF |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| do 31 grudnia 2026 r. | Firmy z fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie | Mogą wystawiać faktury poza KSeF |
| do 31 grudnia 2026 r. | Wszyscy | Bez kar za błędy w KSeF, faktury z kas rejestrujących dozwolone |
| 1 stycznia 2027 r. | Wszyscy podatnicy | Koniec zwolnień, urząd może nakładać kary |
Źródła: ksef.podatki.gov.pl (kalendarium wdrożenia, strona o limicie 10 000 zł, JDG i MŚP), biznes.gov.pl. Stan na październik 2026 r.
Prowadzi Cię konkretna księgowa z wyspecjalizowanego działu, a w bardziej złożonych sprawach korzysta z wiedzy całego zespołu. Dzięki temu odpowiedzialność zawsze ma swoje nazwisko, a pytania nie krążą między przypadkowymi osobami.
Dedykowana księgowa i bezpośredni kontakt
Ponad 25 lat doświadczenia całego biura
Poznajemy Twoje potrzeby i odpowiadamy na pytania.
Przedstawiamy rozwiązanie i wycenę dopasowaną do Ciebie.
Szybko, jasno i bez zbędnych formalności.
Pomagamy w przekazaniu i organizacji dokumentów.
Jesteśmy na miejscu, kiedy nas potrzebujesz.
Wystawienie faktury w KSeF przez biuro kosztuje 20 zł netto za sztukę. W pakietach Biznes i Premium dla KPiR i ryczałtu masz w cenie odpowiednio do 5 i do 10 takich faktur. Pomoc przy nadaniu uprawnień i pobieraniu faktur zakupowych jest częścią stałej obsługi księgowej.
Duże firmy, ze sprzedażą powyżej 200 mln zł z VAT w 2024 r., wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026 r. Jeśli Twoje faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto w miesiącu, możesz wystawiać je poza systemem do końca 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek dotyczy wszystkich.
Nie muszą. Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF jest dobrowolne. Osoba prywatna bez NIP nie odbierze faktury z systemu, więc przekazujesz ją w uzgodniony sposób, na przykład mailem w PDF albo na papierze. Faktur dla konsumentów nie wliczasz też do limitu 10 000 zł, który do końca 2026 r. zwalnia najmniejsze firmy.
Wystawiasz fakturę w trybie offline i dosyłasz ją później. Przy problemie po Twojej stronie masz czas do następnego dnia roboczego. Przy niedostępności ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów termin mija w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu. Przy awarii ogłoszonej w BIP masz 7 dni roboczych. Faktura offline ma dwa kody QR, które pozwalają nabywcy ją sprawdzić.
Logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF podpisem zaufanym, kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF i wskazujesz biuro po NIP. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej robi to przez osobę wskazaną w zawiadomieniu ZAW-FA. Uprawnienie możesz nadać całemu biuru, bez wpisywania każdej osoby. Zwykle wystarczy odczyt faktur, a wystawianie dodajesz, gdy zlecasz nam sprzedaż. Przeprowadzimy Cię przez to przez telefon w kilka minut.
Do 31 grudnia 2026 r. trwa okres przejściowy i kary za naruszenia związane z KSeF nie są nakładane. Od 1 stycznia 2027 r. urząd może je stosować, na przykład za fakturę wystawioną offline i niedosłaną w terminie. Ten rok to dobry moment, żeby sprawdzić uprawnienia, program i obieg dokumentów, zanim błędy zaczną kosztować.
Wystawienie jednej faktury w KSeF przez biuro kosztuje 20 zł netto. W pakietach Biznes i Premium dla KPiR i ryczałtu masz w cenie odpowiednio do 5 i do 10 takich faktur. Pobieranie faktur zakupowych z KSeF do księgowości jest częścią stałej obsługi i nie kosztuje dodatkowo. Pełny cennik pakietów znajdziesz na stronie cennika.
Tak, jeśli ma obowiązek wystawić fakturę. Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmuje podatników czynnych i zwolnionych z VAT na tych samych zasadach, a firmy ze sprzedażą do 200 mln zł w 2024 r. od 1 kwietnia 2026 r. Firma zwolniona z VAT co do zasady nie musi dokumentować sprzedaży fakturą, ale wystawia ją na przykład wtedy, gdy klient zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży. Do końca 2026 r. może to zrobić poza KSeF, jeśli jej faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto w miesiącu.
Nie. Faktura, której KSeF nadał numer, weszła do obrotu prawnego i nie da się jej usunąć, anulować ani edytować. Błąd poprawia sprzedawca fakturą korygującą, a liczba korekt nie jest ograniczona. Noty korygującej nabywca już nie wystawi, bo od 1 lutego 2026 r. przepis o notach jest uchylony. Przy błędnym NIP nabywcy wystawia się korektę do zera i nową, poprawną fakturę. Jeśli system odrzucił plik, faktura nie powstała i wysyłasz poprawiony plik.
Przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Tak stanowi art. 112aa ustawy o VAT, więc w tym czasie nie musisz archiwizować faktur ustrukturyzowanych we własnym zakresie. Dotyczy to tylko dokumentów, które trafiły do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Paragony, faktury od zagranicznych dostawców i faktury papierowe sprzed wdrożenia KSeF przechowujesz sam, do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Tak, przy płatnościach od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek z art. 108g ustawy o VAT dotyczy czynnego podatnika VAT, który przelewem płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT za faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W tytule wpisuje się numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy nadany przez system, gdy jednym przelewem płacisz kilka faktur. Przy zapłacie firmie zwolnionej z VAT numeru podawać nie trzeba. Do końca 2026 r. możesz go wpisywać dobrowolnie.
Token działa. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że w KSeF 2.0 tokeny zostają bezterminowo i są ważne, dopóki użytkownik ich nie unieważni. Od 1 lutego 2026 r. do logowania można też używać certyfikatu KSeF, ważnego najdłużej 2 lata od wydania. Certyfikat przydaje się także przy fakturach w trybie offline, bo na jego podstawie powstaje drugi kod QR z napisem CERTYFIKAT. Przy nadawaniu uprawnień ustalamy z Tobą, której metody używa Twój program.
