Sprzedajesz przez własny sklep, Allegro albo Amazon? Uzgadniamy wpłaty z bramek płatności z zamówieniami, rozliczamy zwroty i magazyn, pilnujemy progu VAT-OSS i sprawdzamy, czy przy Twoich płatnościach możesz działać bez kasy fiskalnej. Dane pobieramy z raportów platformy, więc nie przepisujesz zamówień.
Shoper, WooCommerce, PrestaShop. Setki zamówień miesięcznie, kilka bramek płatności i zwroty, które trzeba rozliczyć co do grosza.
Raporty sprzedaży, prowizje i opłaty Allegro, wysyłki i zwroty. Wszystko musi się zgadzać z ewidencją i wpływami na konto.
Wysyłasz paczki do Niemiec, Czech albo Francji. Pilnujemy progu 10 000 euro i rozliczamy VAT-OSS co kwartał.
Własny magazyn albo fulfillment. Spis z natury, ewidencja towarów i rozliczenie przesunięć do magazynów w innych krajach.
Pracujemy na raportach z Twojej platformy i bramek płatności, więc nie musisz przepisywać zamówień ręcznie.
Ewidencja sprzedaży z raportów platformy, Allegro i Amazon
Uzgadnianie wpłat z bramek płatności z zamówieniami i prowizjami
Sprawdzenie zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej
Rozliczanie zwrotów, korekt faktur i reklamacji
Kontrola progu 10 000 euro i deklaracje VAT-OSS
Spis z natury, remanent albo ewidencja magazynowa
Faktury zakupowe z KSeF i od dostawców z zagranicy
Przejście na pełną księgowość, gdy przychody przekroczą limit KPiR
W e-commerce najwięcej pracy wymaga połączenie trzech źródeł danych: zamówień z platformy, wpłat z bramek płatności i wyciągu bankowego. Jeśli te trzy zestawienia się nie zgadzają, nie da się poprawnie wykazać sprzedaży ani wykryć brakujących płatności. Dlatego przy nowym sklepie zaczynamy od ustalenia, skąd pobieramy dane i jak często.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902) zwalnia z kasy dostawę towarów w systemie wysyłkowym, pocztą albo kurierem, jeśli spełnisz łącznie dwa warunki. Całą zapłatę otrzymujesz za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, czego dotyczyła płatność i kto jest nabywcą, łącznie z jego adresem. Zwolnienia z tego rozporządzenia obowiązują nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r.
Z tego zwolnienia nie skorzystasz przy części towarów. Rozporządzenie wymienia między innymi komputery i ich części, wyroby elektroniczne, części i akcesoria do samochodów, perfumy i wody toaletowe. Sprzedajesz słuchawki albo ładowarki osobom prywatnym? Kasa jest potrzebna od pierwszej transakcji, także przy wysyłce. Osobny przypadek to płatności przez bramki i za pobraniem: przepis wymienia tylko pocztę, bank i SKOK, więc dla każdej formy płatności w Twoim sklepie sprawdzamy, jak pieniądze trafiają na rachunek i czy warunek jest spełniony.
Operator płatności przekazuje pieniądze zbiorczo, na przykład raz dziennie, i już po potrąceniu prowizji. Na wyciągu widzisz jeden przelew, a w sklepie kilkadziesiąt zamówień. Co miesiąc zestawiamy raport rozliczeń z bramki z listą zamówień i wyciągiem bankowym: osobno sprzedaż, osobno prowizja jako koszt, osobno zwroty wypłacone klientom. Tak wychodzą na jaw zamówienia oznaczone jako opłacone, za które pieniądze nie dotarły, i zwroty wypłacone dwa razy. Przy Allegro i Amazon robimy to samo na raportach wypłat z platformy.
Dopóki łączna sprzedaż wysyłkowa do konsumentów we wszystkich krajach Unii nie przekracza 10 000 euro w roku, możesz doliczać polski VAT. Po przekroczeniu progu stosujesz stawkę kraju klienta. Żeby nie rejestrować się do VAT w każdym państwie osobno, wybierasz procedurę OSS i raz na kwartał składasz deklarację VIU-DO, do końca miesiąca po kwartale. Deklarację składa się także wtedy, gdy w kwartale nie było sprzedaży. Przy pakiecie Premium pełnej księgowości rozliczenie VAT-OSS jest w cenie, a szczegóły opisujemy na stronie VAT UE i OSS.
Klient ma prawo zwrócić towar kupiony przez internet, a Ty musisz to odzwierciedlić w ewidencji. Jeśli wystawiłeś fakturę, wystawiasz fakturę korygującą. Jeśli sprzedaż była na kasie, zwrot ujmujesz w ewidencji zwrotów i reklamacji. Przy sprzedaży w OSS korektę wykazujesz w jednej z kolejnych deklaracji VIU-DO. Ustalamy z Tobą jeden sposób dokumentowania zwrotów, żeby korekty nie rozjeżdżały się z wypłatami pieniędzy klientom.
Przy KPiR na koniec roku sporządzasz spis z natury towarów, a my sprawdzamy jego wycenę i ujmujemy go w księdze. Przy pełnej księgowości prowadzimy ewidencję magazynową. Sprzedaż przez Amazon z magazynami w innych krajach Unii oznacza przesunięcia własnego towaru za granicę. Takie przesunięcie wykazuje się jako wewnątrzwspólnotową dostawę i zwykle wymaga rejestracji do VAT w kraju magazynu. Opłaty i prowizje Allegro czy Amazon księgujemy jako koszty na podstawie faktur platformy, a wypłaty z platformy uzgadniamy z zamówieniami.
Jednoosobowa firma i spółka cywilna osób fizycznych mogą prowadzić KPiR, dopóki przychody netto z poprzedniego roku nie przekroczą 2,5 mln euro. Po przekroczeniu tego limitu w 2025 r. (10 646 500 zł) w 2026 r. trzeba prowadzić księgi rachunkowe. Spółka z o.o. prowadzi je zawsze. Przy rosnącym sklepie zapowiadamy zmianę z wyprzedzeniem, żeby bilans otwarcia i ewidencja magazynowa były gotowe od 1 stycznia. Pakiety opisujemy na stronie pełna księgowość.
Stan prawny: październik 2026 r.
| Sytuacja w sklepie | Kasa fiskalna przy sprzedaży osobom prywatnym |
|---|---|
| Wysyłka kurierem, klient płaci przelewem na Twój rachunek bankowy, w ewidencji są dane nabywcy | Nie, zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej |
| Wysyłka, płatność przez bramkę płatniczą albo za pobraniem | Zależy od ścieżki płatności, sprawdzamy dla każdej formy |
| Wysyłka komputerów, elektroniki, części samochodowych lub perfum | Tak, zwolnienie wysyłkowe nie obejmuje tych towarów |
| Odbiór osobisty z płatnością gotówką, sprzedaż osobom prywatnym w poprzednim roku do 20 000 zł | Nie, do przekroczenia 20 000 zł; zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia |
| Sprzedaż firmom na fakturę | Nie |
Podstawa: rozporządzenie MF z 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902), stan na październik 2026 r. Zwolnienia obowiązują nie dłużej niż do 31.12.2027 r. Lista wyłączeń jest dłuższa niż w tabeli.
Prowadzi Cię konkretna księgowa z wyspecjalizowanego działu, a w bardziej złożonych sprawach korzysta z wiedzy całego zespołu. Dzięki temu odpowiedzialność zawsze ma swoje nazwisko, a pytania nie krążą między przypadkowymi osobami.
Dedykowana księgowa i bezpośredni kontakt
Ponad 25 lat doświadczenia całego biura
Poznajemy Twoje potrzeby i odpowiadamy na pytania.
Przedstawiamy rozwiązanie i wycenę dopasowaną do Ciebie.
Szybko, jasno i bez zbędnych formalności.
Pomagamy w przekazaniu i organizacji dokumentów.
Jesteśmy na miejscu, kiedy nas potrzebujesz.
Sklep na KPiR obsługujemy od 299 zł netto miesięcznie w pakiecie Start (do 10 zapisów), przy większej liczbie dokumentów od 459 do 729 zł netto. Pełna księgowość kosztuje od 750 zł netto, a pakiet Premium za 1 900 zł netto ma VAT-OSS w cenie.
Nie musi, jeśli sprzedaje wysyłkowo, cała zapłata wpływa przez bank, pocztę albo SKOK, a z dokumentów wynika, kto kupił i za co zapłacił. Zwolnienie nie obejmuje między innymi komputerów, elektroniki, części samochodowych i perfum. Przy płatnościach przez bramki i za pobraniem sprawdzamy, jak pieniądze trafiają na Twój rachunek, zanim uznamy, że kasa nie jest potrzebna.
Próg wynosi 10 000 euro rocznie i dotyczy łącznej sprzedaży wysyłkowej do konsumentów we wszystkich krajach Unii, nie każdego kraju osobno. Po jego przekroczeniu stosujesz stawki VAT kraju klienta. Procedura OSS pozwala rozliczyć tę sprzedaż w jednej kwartalnej deklaracji w Polsce, składanej do końca miesiąca po kwartale.
Jeśli do sprzedaży była faktura, wystawiasz fakturę korygującą na kwotę zwrotu. Przy sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej zwrot ujmujesz w ewidencji zwrotów i reklamacji z dowodem wypłaty pieniędzy. Przy sprzedaży rozliczanej w OSS korektę pokazujesz w jednej z kolejnych deklaracji VIU-DO. Najważniejsze, żeby każdy zwrot miał dokument i ślad wypłaty na rachunku.
Prowizje i opłaty platform są kosztem firmy na podstawie faktur, które wystawia Allegro, Amazon albo operator płatności. Osobno uzgadniamy wypłaty z platformy z zamówieniami, bo przelew na Twój rachunek jest już pomniejszony o prowizję. Bez tego uzgodnienia sprzedaż w ewidencji nie zgadza się z wpływami na konto.
Jeśli Amazon przechowuje Twój towar w magazynie w Niemczech albo innym kraju Unii, przesunięcie towaru do tego magazynu rozlicza się jak wewnątrzwspólnotową dostawę. Zwykle oznacza to rejestrację do VAT w kraju magazynu i składanie tam deklaracji. Przy sprzedaży wyłącznie z polskiego magazynu wystarcza rozliczenie w Polsce i ewentualnie OSS.
Jednoosobowa firma może prowadzić KPiR, dopóki przychody netto z poprzedniego roku nie przekroczą 2,5 mln euro. Po przekroczeniu w 2025 r. kwoty 10 646 500 zł w 2026 r. obowiązują księgi rachunkowe. Spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość od początku. Gdy sklep zbliża się do limitu, przygotowujemy przejście przed końcem roku.
Tak, dopóki przychód należny nie przekroczy w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 r. 10 813,50 zł, i nie prowadziłeś firmy w ostatnich 60 miesiącach (art. 5 Prawa przedsiębiorców). To działalność nierejestrowana. Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na wpis do CEIDG. Kasa fiskalna i VAT obowiązują według zwykłych zasad, niezależnie od braku wpisu, a przychód rozliczasz w zeznaniu rocznym.
Tak, przy sprzedaży dla firm. Od 1 kwietnia 2026 r. (a firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. od 1 lutego) faktury dla przedsiębiorców wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a do końca 2026 r. można je wystawiać poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Faktury dla konsumentów w KSeF są dobrowolne, a paragony z kasy fiskalnej idą poza systemem. Faktury zakupowe od dostawców odbierasz w KSeF od 1 lutego 2026 r.
Tak. Na podstawie unijnej dyrektywy DAC7 operator platformy raportuje Szefowi KAS sprzedawców, którzy w roku wykonali co najmniej 30 transakcji sprzedaży towarów albo dostali wynagrodzenie powyżej równowartości 2 000 euro. Operator podaje m.in. łączne kwoty w każdym kwartale, prowizje i liczbę transakcji. Samo zgłoszenie nie oznacza podatku do zapłaty ani kontroli. Dlatego dane z ewidencji uzgadniamy z raportami wypłat z platformy.
Przychody z handlu towarami na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych mają stawkę 3% (art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Podatek płacisz od przychodu, więc zakup towaru i prowizje platform go nie obniżają. Ryczałtu nie wybierze sklep handlujący częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych (art. 8 ust. 1 tej ustawy). Przy niskiej marży porównujemy ryczałt 3% z podatkiem liniowym, w którym towar jest kosztem.
